如何写出好制度

2015-08-04 15:33:54 来源: 人力资源报 条评论

  核心提示:制度作为一种规范人行为的方法,具有刚性,是每个人在一定范围和特定时间里都要遵守的。它是一个团队要完成各项工作任务的根本保证,同时也是团队管理者进行有效管理的重要手段。

  制度作为一种规范人行为的方法,具有刚性,是每个人在一定范围和特定时间里都要遵守的。它是一个团队要完成各项工作任务的根本保证,同时也是团队管理者进行有效管理的重要手段。

    

因此,写制度不是写诗歌,可以随意发挥,由着自己的思维天马行空,独来独往。制度的起草者必须具有较高的政策水平、管理水平、全局思维能力、逻辑归纳能力,以及对于制度的利益关系人的洞察,特别是对制度执行者人性的把握。


请先学习一点心理学

    

建议管理者多学习一些心理学、组织行为学特别是社会心理学方面的知识,了解人性的优点与弱点,特别是关于中国人国民性方面的一些分析论述,只有洞察了人性,才能对症下药,精确制导,增强制度条文的针对性和有效性。

    

比如,《德胜员工守则》第21条:“公司倡导员工之间的关系简单化。员工之间不得谈论其他员工的工作表现,不得发表对其他员工的看法,更不得探听其他员工的报酬及隐私。”第12条:“不能以老师评价学生或父母评价孩子的标准来判断同事的好坏。只要能做好本职工作,而不伤害别人和公司的利益,他就是一个好员工。”为了建立正常的同事之间的关系,德胜把人们比较痛恨的背后议论人、评价人的恶习纳入员工关系制度,实际上也是希望通过制度的约束,驱除员工身上那些不良的习惯,回归正常和谐的工作关系。

    

再比如,有公司规定“不得从同事的表情及眼色或无意的话语中猜测同事的内心想法。实践证明,猜测一般都是错误的(错误率高达99%以上),而且猜测会使同事之间的关系变得复杂与紧张。”管理者根据心理学的实证研究把同事交往的细节规定得清清楚楚。


好制度要做到三点

    

制度要满足员工需求,有激励作用

    

一个员工来你这里做事,它想追求什么?最主要的是两点:第一,他能不能得到他满意的经济上的回报,能改善他的生活;第二,他个人价值能否实现。基于这两点,制度设计要充分体现多劳多得,少劳少得,不劳不得。如果这个设计得合理,威力是相当大的。比如在邓小平搞联产承包责任制,一个制度就把亿万农民的主观能动性调动起来了,解决了中国人的吃饭问题,企业同样也是这样。

    

体现出充分授权

    

权力是挺烫手的,能不在自己手里就不在自己手里,要让下属的权力、责任、利益能够充分配套,搭配在一起,这样是最好的。所以,制度设计要体现充分授权,这样既体现了对下属的信任,又让下属得到了锻炼,更让管理者腾出了精力和时间。

    

简单就是力量

    

史玉柱在刚做脑白金的时候,就自己亲自写制度,一页半纸。后来公司扩大,制度也丰富了,扩张到二三十页的纸,后来看看那个二三十页的制度其实不如一页半的制度好用。

    

所以,定制度还是越简单越好,让每一个干部员工看得懂、理解得透。特别是对于最基层的一些操作上,越简单明了越好。如果搞一些太深奥的东西,太难理解的东西,执行落实的效果肯定打折扣。


不合格制度的四个表现

    

逻辑错误

    

不合理、太复杂是制度执行不了的两个重要原因。一家企业制订了一个《公司出差管理办法》,其中规定“员工参加会议或参展,须提前10天以上提出参会的目的和参展的方案,经部门或单位领导审核后,报事业部主管经理审批后执行”。请问,这样一个制度规定,哪家企业能够执行?参会和参展,本身就不是一个事儿,参会的临时性很强,谁能够提前10天报申请?参展是大型的商展活动,即使提前10天时间也是不够的,将牛头和马嘴放在一起,两项截然不同的业务在一个制度中,显然就犯了逻辑错误。当制度由于本身的设计问题导致员工无法执行时,制度就成了废品、成了摆设,久而久之,员工对制度就不在意了。

    

闭门造车

    

为什么会出现制度的设计问题呢?是制度的来源出了问题,许多制度不是自下而上得来的,不是从企业的实践中得来的,而是“闭门造车”来的,是某些企业中的“秀才”写出来的,与实际情况不相符。

    

请人代笔

    

有的企业花大价钱请咨询公司写制度,应该说凡是有职业操守的咨询公司都不应该接这个活儿,给多少钱也不能接。为什么?道理很简单,写制度很容易,但是这些制度是咨询公司写的,不是企业写的,好看不好用。企业可以向专家请教写制度的原则、方法、技巧,但是具体操刀还需要企业自己来做。

    

山寨制度

   

至于从网上搜集下载的制度模板,可以参考,但绝不可以照搬照抄,除非企业压根儿就不想执行制度。


写制度的正确方法:案例推导法

    

企业个性化的制度大多是来自于企业的事件(案例),比如,企业的产品出现了质量问题,最后发现是采购的原料有质量问题;这个问题没有被发现,是因为供应商没有按标准提供原料;供应商不合格,是因为企业选择供应商的程序与方法出了问题,没有坚持“货比三家”、“三家选一”的原则。所以问题是,临时抓供应商,没有制度的保证,原料的质量就没有保证。为此,公司规定:一种原料,必须有三个长期合格供应商,每次采购在三家供应商中选择,然后又规定供应商评审标准、更新周期和程序,这个采购制度就开始形成了。

    

从经营管理实践中发生的案例和故事出发,遵循简单、实用的原则,这才是制度产生的正确方法。一次失误、失败或者差错,就是一个案例,由这个案例举一反三,制订制度就能够防止类似问题的再次发生,这也是以制度的手段保障企业和团队不断修正错误、持续改善的有效方法。 宋振杰

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